即使你不是一个专业的作家，你职业的很大一部分可能就是写作——甚至可能是每天都写!
在工作邮件、公司备忘录和职业信函之间，有很多场合你需要使用你的写作技巧，即使你不认为自己是一个“作家”。
花点时间学习不同类型的商务写作和它们的特点可以帮助你在你的专业交流中变得更有效，这是一个巨大的好处，不管你在哪个领域。
什么是商务写作?
商务写作是一种旨在获得商务回应的专业沟通方式。这意味着它可以包括从公司备忘录到销售邮件，甚至是建立与新客户关系的友好信息。
虽然这些不同形式的商务写作各不相同，但所有有效的商务写作都有一些共同的特点。不同于大多数形式的创意写作甚至学术写作，你的商务写作应该是直接的，简单的，清楚的，以获得最好的结果。
商务写作的类型
下面是4种最常见的商务写作类型，以及一些你可能会遇到的文档示例。
1.教学
指导性商务写作为读者提供完成任务所需的信息和指导。
这些文件通常是技术性的，并将过程分解为适用的步骤。指导性文件的作者应该了解他们的目标读者对该主题的现有知识。
例如，如果他们的目标读者是初学者，那么他们应该用一种即使是初学者也容易理解的方式来写作。
例子
- 用户手册:当你购买咖啡壶或iPad等特定产品时，你很可能会收到一份用户手册，其中详细介绍了产品的所有功能，并提供了如何使用这些产品的具体说明。
- 备忘录：备忘录在工作场所最常见，尤其是在公司办公室。它们通常用来指导员工如何遵守新的政策或实践。
2.信息
商务信息写作的目的是为将来的读者提供一个记录或参考。
信息文档是跟踪进度、预测业务未来工作和履行法律义务的有用资源。
例子
- 报告在商业中，报告被用来记录进展、事件和其他沟通。一个常见的例子是财务报告，它概述了企业或组织的财务状况。
- 分钟：会议纪要用来记录和总结会议上发生的事情，包括出席会议的人，讨论了什么，做出了什么决定。
3.有说服力的
说服性商业写作通常与销售和文案．使用这种写作方式的文档可能专注于一个特定的项目或服务，或者他们可能旨在进一步发展客户关系。
写这篇文章的目的是传达信息，影响读者的决定，并说服他们，他们的解决方案提供了最好的价值。
例子
- 新闻稿的目标新闻稿是让记者和媒体成员相信你的品牌或事件值得在他们自己的媒体上报道。
- 销售的邮件销售邮件被广泛地发送以推销产品或服务。
4.事务
事务性商务写作包括大多数类型的日常通信，例如电子邮件而且商务信函．
这些事务在其范围和特定用途上可能有很大差异，但它们通常有助于推进日常操作。
例子
- 电子邮件:几乎所有在专业背景下发送的电子邮件——无论是在你的组织内部发送还是给潜在客户的邮件——都可以算作事务性商务写作。
- 录取通知书或解雇通知书:写信正式接受一份工作，以及沟通终止雇佣关系，都是事务性写作的例子。
商务写作的基础是什么?
商务写作与创意写作和其他文体有很大的不同，后者提供了更多的自由和灵活性。除了保持专业语气在你的写作中，还有一些其他的品质你需要关注。
考虑你的听众。
为了让你的商务写作有效，你需要了解你的读者是谁，他们想要什么。无论你是在写销售邮件还是给老板写信，这都是真的。
了解你的目标，以及你的读者的目标，将帮助你选择合适的商务写作类型和表达信息的最佳方式。
简洁明了。
商务写作不是歌颂诗意的地方。尽管你的创造性写作技巧可能已经很娴熟了，但在商业环境中，它们不会给你的读者带来太多好处。
尽可能的简洁明了。不要过度使用专业术语或高度专业的术语，尤其是当你的听众可能不熟悉它们的时候。
组织你的想法。
在商业信函、电子邮件和其他形式的专业交流中，你应该以一种便于读者浏览和快速理解信息要点的方式组织你的想法。
这意味着你要写很短的段落，段落之间要有足够的空间，如果合适的话，还可以用要点。
检查错误。
虽然这总是一个好主意校对你的工作在商务写作中，你绝对不想留下令人尴尬的错误。
彻底梳理你的文章，检查清楚，寻找拼写错误。或者，更好的是，得到一个校对软件等工具语法为您再确认一下。
培养你的商务写作技巧
熟悉不同类型的商务写作和它们的品质可以帮助你在职业生活的各个方面成功沟通。
要想让你的商务写作技巧更上一层楼，可以考虑参加一门商务写作课程在线上，这样你就可以继续成长。
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作为TCK出版公司的博客作者，Kaelyn喜欢为作者、读者和有创意的人制作有趣和有用的内容。她拥有国际事务学位，辅修意大利研究，但她真正的爱好一直是写作。远程工作让她可以做更多她喜欢的事情，比如旅行、烹饪和陪伴家人。
